Face à un volume toujours croissant de documents entrants – qu’il s’agisse de courriers papier, de courriels ou de documents numériques divers – la gestion documentaire devient un enjeu crucial pour les organisations. Pour y répondre, NSI a développé, en partenariat avec IBM, la solution Digital Mailroom. Michael Rigali, Head of Business Unit – IBM chez NSI Luxembourg, nous en explique le fonctionnement et les bénéfices.

Les entreprises doivent gérer quotidiennement un important volume de documents entrants. Pourquoi est-ce devenu un défi majeur ?

Effectivement, les organisations reçoivent chaque jour une multitude de documents qui arrivent dans différents formats (e-mails ou courriers papiers), à travers diverses sources, et impliquent souvent plusieurs versions. Cela rend leur traitement particulièrement complexe et chronophage. De plus, chaque étape de la gestion – de la réception à l’archivage – est susceptible de générer des erreurs, notamment lorsque les processus sont encore manuels. La satisfaction client étant au cœur des priorités de toute entreprise ou organisation, elle repose aussi sur une gestion documentaire fluide, fiable et optimisée.

Quels sont les processus classiques dans la gestion des documents entrants ?

Parmi nos clients, nous identifions généralement cinq grandes étapes :

1. La réception, via les différents canaux d’entrée de l’entreprise ;

2. Le classement et l’organisation des documents ;

3. Leur indexation, pour les rendre facilement retrouvables ;

4. Leur dispatching vers les services concernés ;

5. Et enfin leur traitement.

Chacune de ces étapes peut ralentir les opérations et engendrer des risques d’erreurs. C’est précisément pour remédier à ces difficultés que nous avons conçu Digital Mailroom, une solution capable d’automatiser l’ensemble de ces étapes.