Suivant les directives Européennes, en mars 2023, la loi Luxembourgeoise du 13 décembre 2021 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession, s’appliquera, rendant obligatoire la facturation électronique dans les relations Business to Government. Dans ce contexte, revenons sur l’évolution de Peppol, son fonctionnement et ses principaux avantages mais également les coût induits pour se mettre en conformité.

Peppol, le projet européen    

Peppol, accronyme de Pan-European Public Procurement On-Line, est un réseau sécurisé destiné aux transactions électroniques. Lancé en 2007, Peppol correspond à un ensemble de spécifications techniques, favorisant les échanges commerciaux transfrontaliers de fichiers, tels que les factures électroniques. L’objectif est de généraliser l’e-Procurement public, avec des normes Peppol communes et des systèmes de facturation électronique interopérables.

Un objectif d’uniformiser et de faciliter

En plus d’un fonctionnement simple, la facturation électronique via Peppol présente de nombreux avantages :

-  Dématérialisation des systèmes de facturation

- Regroupement de plusieurs plateformes d’échange en un système interopérable et universel

-  Généralisation de l’e-Procurement

-  Harmonisation des échanges commerciaux

- Favorisation d’un système administratif plus rapide et moins coûteux pour les entreprises

L’importance et les bénéfices de la facturation électronique via Peppol ne sont probablement plus à démontrer, puisque le projet se répand au-delà des limites de l’Europe. L’Union européenne est en tout cas convaincue, mettant en place certaines obligations pour l’année prochaine…

Les étapes pour envoyer une facture sur le réseau Peppol

On distingue deux étapes principales pour envoyer une facture sur le réseau Peppol. La première est la génération d’un fichier au format XML respectant la nomenclature Peppol (comme par exemple UBL 2.1) à partir de vos données de facturation. Ce fichier doit contenir les données essentielles de la facture comme le prix, la TVA et le numéro de facture mais également un certain nombre d’éléments obligatoires pour respecter la nomenclature Peppol, comme par exemple la quantité pour chaque article, le prix unitaire et le numéro de TVA du client.

La seconde étape est de déposer ce fichier de manière sécurisée sur le réseau Peppol. Pour ce faire il est nécessaire d’utiliser un point d’entrée mis à disposition par un fournisseur d’accès certifié au réseau.

La facture est alors transmise via le réseau de messagerie Peppol vers un second point d’accès, celui du récepteur (autorités luxembourgeoises, entreprise réceptionnaire de la facture).

Quel coût pour les entreprises ?

Selon le degré d’intégration souhaité par l’entreprise il existe différentes options avec des prix et des avantages variables. Voici un résumé des possibilités que nous avons classées en trois catégories avec pour chacune, les avantages, les inconvénients et un ordre de prix.

L’intégration personnalisée

Elle consiste à construire un pont de données entre votre système de facturation et le réseau Peppol. Une telle solution sur mesure nécessite un analyse et un programmation dédiée qui engendre un coût élevé avant la mise en production (à partir de 10 000 EUR +  frais d’utilisation)

Avantages :

-  Pas de changement de process

-  Intégralement automatisé

Inconvénients :

-  Prix élevé

-  Potentielles dépenses supplémentaires pour maintenir et faire évoluer la solution dans le temps

-  Le temps avant de disposer de la solution peut être élevé

La migration vers un système ERP compatible Peppol

Certains ERP sont déjà compatibles avec la facturation Peppol mais le changement d’ERP a des implications lourdes pour une société (prix d’implémentation variable selon complexité du projet + licences)

Avantages :

-  Intégralement automatisé

-  Évolution réglementaire et logicielle incluse avec la solution

Inconvénients :

-  Prix élevé en fonction de la complexité du projet

-  Lourd à déployer, fort impact sur le reste des opérations, formations à prévoir

-  Le temps avant de disposer de la solution élevé

L’utilisation d’une plateforme en ligne

Une plateforme en ligne comme celle mise à disposition par Empirys PDF 2 Peppol, permet de convertir des factures PDF au format Peppol en quelques clics et de les déposer sur le réseau. Pour un coût moindre (100-200 EUR/mois incluant les frais d’utilisation) elle permet de se rendre compatible sans modifier votre processus de facturation en profondeur.

Avantages :

-  Coût limité, pas d’investissement initial

-  Déploiement rapide et peu impactant pour vos processus

-  Évolution réglementaire et logicielle incluse avec la solution

Inconvénients :

-  Intégration partielle avec votre écosystème logiciel

La saisie manuelle

Le CTIE met à disposition une plateforme de saisie manuelle des factures destinées aux entités étatiques luxembourgeoise. Cette plateforme est disponible via MyGuichet mais nécessite des accès entreprise ainsi qu’un token Luxtrust.

Avantages :

-   Gratuit

Inconvénients :

-  Lourd à utiliser

-  Pas d’historique ni de suivi des factures

-  Solution temporaire

En résumé

La transition vers des formats de données normés pour la facturation ‘Business to Government’ mais également à terme ‘Business to business’ est une évolution naturelle qui comporte plusieurs avantages de long terme et en premier lieu la simplification des communications. Néanmoins à court terme l’utilisation Peppol rendue obligatoire en début 2023 représente un challenge pour les petites et moyennes entreprises. Des solutions existent et il est important de faire appel à des spécialistes pour trouver celle qui vous correspond avant la date limite.

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